התקשרות של הארגון בהסכמי אספקה לטווח ארוך עם ספקים עיקריים מועילה לארגון וגם לספקים. היא מאפשרת הן פינוי זמן ומשאבים יקרים לתועלת הארגון והן העברת מטלות לוגיסטיות (כגון ניהול איכות ומלאי) לאחריות הספק. עם זאת, היקף ההתקשרות מחייב את הלקוח לבחור ספק בדרך של מו"מ ולעיתים אף בדרך של מכרז. הדרך עד לבחירת הספק הזוכה ארוכה. כתיבה נכונה של מסמכי הבל"מ (RFP), ניהול התחרות וניתוח מעמיק והשוואתי של ההצעות שהתקבלו, מקטינים את הסיכוי לטעויות בבחירה ומונעים כאבי ראש עתידיים. מאידך, כתיבת מענה נכון איכותי ותחרותי למסמכי הבל"מ מגבירה את הסיכוי שההצעה תתקבל. הכרת התהליך כולו, המוקשים, הקשיים והתלבטויות לאורכו חשובים להצלחה הן של עורך הבל"מ והן של עורך ההצעה.
נושאי הסדנה · כיצד לכתוב, לארגן ולהפיק את מסמכי הבל"מ · הכרות עם מושגי יסוד בנושא בל"מ /מכרזים. · זיהוי הצורך והתועלת בתיחור ספקים לצורך שמסוים · הסיכונים ברכש ובהתקשרות המתוכננת · ההבדל בין בחירת ספק במו"מ או במכרז וזיהוי הצורך במכרז · ההתארגנות לבל"מ מהקמת צוות ועד הפצת הבל"מ · מסמכי הבל"מ – מה להפיץ ומה לבקש לכלול במענה · עשה ואל תעשה מפרסום הבל"מ /מכרז · דגש על שלבים חשובים בתהליך הבל"מ / מכרז · תיאור התהליכים אצל עורך המענה לבל"מ · בדיקת ההצעות שהוגשו וניתוח כמותי של ההצעות · בחינת שלמות המענה (רשימת תיוג) · בחירת אמות מידה מתאימות ומתן משקלות · בניה של טבלאות להשוואת ההצעות והשימוש בהן · בחירת ספק והתארגנות למימוש הבחירה