אכן, מצגת עלולה לסרבל את שטף ההרצאה. קהל המייחס חשיבות רבה לאירוע יתאמץ מחד גיסא להעתיק או לפחות לקרוא בתשומת לב את הכתוב, ומאידך גיסא ישאף לא להחסיר דבר מדברי הדובר. העניינים מסתבכים כאשר הדובר והמסרים המוצגים על השקף אינם נמצאים בהלימה – השקף מספר סיפור אחד, ואילו המרצה מפליג ממנו והלאה. אין ספק שנתקלתם במצבים המתוארים לעיל. אולם, לדעתי אין להסיק מכך שיש לשפוך את התינוק עם המים. על פי המחקר קליטת מסרים משתפרת כאשר מפעילים את חוש הראייה ואת חוש השמיעה גם יחד, ולכן יש יתרון בהרצאה שמשולב בה חומר ויזואלי – מצגת. הצגת תהיה למרצה ל"עזר" ולא "כנגדו", אם תחזק את המסר המילולי ותתרום להבנתו. חרף יתרון זה, עצם שילובה של מצגת אינו מבטיח קליטה אפקטיבית. מרצה העושה שימוש במצגת צריך להיות מיומן בשילוב המצגת בהרצאה.
עם זאת, גם מרצה מיומן יתקשה לעשות שימוש אפקטיבי במצגת שאינה מעוצבת כהלכה.
מאמר זה יציג עקרונות בעיצוב המצגת ובשימוש בה ותוכלו להחליט אם אכן זהו כלי מכשיל או בעל תרומה פוטנציאלית למסר המילולי.
הצעד הראשון לשימוש אפקטיבי במצגות קשור בעיצובן
העיצוב מוכתב על ידי שלוש המטרות שמצגת אמורה לשרת:
– להמחיש את החומר
– למקד ולהדגיש את העיקר
– לתרום לתקשורת בין המציג לקהל
המחשה
מצגות מאפשרות המחשה מוסרטת או המחשה ע"י תמונות ותרשימים. ההמחשה הויזואלית הנה הערך המוסף של המצגת. ניתן כמובן להמחיש באמצעות סיפורים, דימויים ואנלוגיות, אולם כידוע, טובה תמונה מאלף מילים. מכאן שמצגת העושה שימוש רב בחומר המחשה תשרת בהצלחה את הפרזנטציה.
מיקוד והדגשה
משמעות מטרה זו היא:
– הימנעות מעומס,
– שימוש נכון בצבע,
– ארגון השקפים ברצף נכון המאפשר מעבר חלק והגיוני בין שקף לשקף.
עומס
כלל אצבע אומר כי מצגת לא עמוסה מאפשרת ראייה 6:6 – שש שורות ושש מילים בשורה. שקף ממוקד כולל כותרת, רשימת פריטים או רשימה שפוצלה על ידי כותרת משנה. לחילופין ניתן ומומלץ להמיר טקסט בטבלה.
הכותרת הראשית של השקף, בדומה לכותרת מוצלחת בעיתון, אמורה להיות מנוסחת באופן שמבהיר לקהל על מה מדובר בשקף. על הכותרת לשמש כ"מטריה" לתוכן השקף כולו. כותרת יכולה להיות עובדתית או פרשנית, עניינית או מסקרנת ופרובוקטיבית – בכל בהתאם לקהל ולמטרת המסר.
בשם ההדגשה והמיקוד מומלץ להציג מסרים ברשימות או בטבלאות ולא בטקסט מתמשך. פיצול רשימות באמצעות כותרות המספקות מכנה משותף לכמה פריטים ברשימה מקילה על העומס ועל הזיכרון.
עומס נוצר גם על ידי מספר השקפים ביחס למשך הזמן המוקצה להצגה.זכרו! פחות זה יותר! אני עדיין מנהלת מאבק מתמשך עם עצמי לוויתור על שקפים יפהפיים שעמלתי על הכנתם, וסברתי שאי אפשר בלעדיהם לטובת מצגת ממוקדת ועמידה במסגרת הזמן.
משך הצגת תוכן שקף אורך בממוצע כ – 3 דקות ולמעלה מזה. עשו בעצמכם את החשבון, תוך הוספת זמן לפתיחה, לסיכום, לשאלות ולמרווח לטעויות.
צבע
שימוש נכון בצבע תורם למטרת המיקוד וההדגשה. צבע לא נועד לקישוט אלא לשיפור העברת המסר. הצבע יוצר אווירה משום שלצבעים יש כידוע משמעות פסיכולוגית בהיותם מרגיעים או מעוררים. לצבע אדום מסר שונה מאשר לכחול או לירוק. הצבע עלול לגרוע מבהירות המסר אם הניגוד בין הרקע לכתוב אינו בולט. עדיף עיצוב של טקסט כהה על רקע בהיר. עיצוב זה מקל על קריאת המסרים.
הצבע משרת מטרות של הדגשה ומיון ובכך תורם למטרת המיקוד שצוינה לעיל.
רצף
ארגון נכון של השקפים, ארגון המחזק את מבנה המצגת מאפשר מעבר חלק והגיוני משקף לשקף. היכולת לעקוב בקלות אחר הדברים תורמת למיקוד המסר.
תרומה לתקשורת
לוגו או תמונה חוזרת של מוצרי חברה משרתים ללא מילים את המסר.
שקף מפתיע כגון קריקטורה רלוונטית, מסר משעשע, יכול להוות אתנחתא קומית או תפנית מגוונת בהצגה. כל התרחשות במהלך ההצגה המעלה מחדש את עקומת הקשב תורת לתקשורת.
לצד שלוש המטרות שצוינו לעיל להלן שאלות שכיחות העולות בהקשר למטרות המצגת:
"האם המצגת לא משמשת כתזכורת למציג?" , "האם המצגת לא נועדה לתיעוד המסר?"
מציג שאינו סומך על זכרונו ובקיאותו ישאף לכלול במצגת כמות גדולה יותר של מידע ולכן יעצב מצגת עמוסה שאינה משרתת את מטרת המיקוד וההדגשה. לדעתי, מצגות נועדו לקהל, ולכן עיצובן צריך לשרת את צורכי הקהל. מציג שאינו סומך על זכרונו יכול להדפיס לעצמו את המצגת בתצורה של "עמודי הערות" [אחת האופציות ב- פאור פוינט] ושם יוכל לרשום לעצמו נקודות לתזכורת.
באשר לשאלת התיעוד. אכן, לקוחות רבים דורשים מצגות מפורטות המשמשות כחוברת מידע. אין ספק שזהו צורך אמיתי ויש להיענות לו. אולם הפתרון הוא להכין מצגת שנועדה לתיעוד ומצגת מקוצרת שנועדה לשמש באפקטיביות את המציג בעת הפרזנטציה המילולית של החומר.

הקשר בין המצגת הממוחשבת למסר המילולי – מיומנות שכדאי לסגל
הסקירה לעיל הדגימה כיצד עקרונות עיצוביים תורמים להשגת מטרות של המחשה, מיקוד ותקשורת. אולם עיצוב נכון אינו מספיק.
אחת הקשיים בפרזנטציות המשלבות מצגות ממוחשבות היא האינטגרציה בין המצגת הממוחשבת לבין המסר המילולי. שימוש לא נכון במצגת ממוחשבת גורם לתופעות של: פיצול קשב, נתק בין הנאמר למוצג ושעבוד יתר של המציג לשקף. כדי למנוע תופעות אלה על המציג להיות מיומן. הבשורה הטובה היא שמיומנות זו ניתנת לרכישה.
כיצד מתבצע התכלול בין המצגת למסר המילולי?
– שפת גוף
– טכניקת הצגת תוכן השקף
– קישור נכון בין שקף לשקף
שפת הגוף
שימוש במצגת עלול לגרום לנתק בקשר העין בין המציג לקהל. ודאי מוכרת לכם התמונה בה עומד המציג בפרופיל, ראשו "ממוגנט" ללוח וגבו מופנה לפחות למחצית הקהל בגלל צורת העמידה. זכרו לעמוד כשפניכם לקהל. לקשר העין תרומה משמעותית לאפקטיביות ההצגה והתקשורת.
זכרו לעמוד במקום שאינו גורם לכם להסתיר את השקף.
למרות הנאמר אודות חשיבות קשר העין הקישור בין המסר המילולי לשקף נעשה באמצעות הצבעה על השקף. הצביעו על המילה או על הקטע עליו אתם מדברים
וכך תקשרו בין הנאמר לכתוב או למוצג. עם זאת, אל תשכו לחזור ולהפנות את פניכם לקהל אחרי שהצבעתם על השקף. ניתן להצביע ולמקד את תשומת הלב בעזרת הסמן על מסך המחשב. באופן זה לא תצטרכו לנתק קשר עין. לעתים דווקא ההצבעה על המסך הגדול תאפשר "דרמה זוטא"- תוכלו לזוז מהנקודה בה אתם ממוקמים ובכך להוסיף נופך דינמי משהו לאירוע.
הצביעו בכף יד פתוחה או בעזרת שרביט. [אל תשכחו להניח את השרביט לאחר השימוש. אינכם רוצים לפגוע מרוב התלהבות במי מהמאזינים]. מנעו הסתרה של החומר המוקרן. הצביעו מצד ימין אם הטקסט כתוב בעברית ומצד שמאל על טקסט באנגלית. בכך תמנעו הסתרה של הכתוב.
התרומה המופלאה של האות B! הנה הפתרון הפשוט למניעת נתק בין המסר המילולי לשזה המוקרן על המסך. האם ידעתם שלחיצה על האות B על מקלדת המחשב מחשיכה את המסך?
אם יש לכם הסבר ארוך אל תפליגו בדברים כשהמסך דולק. החשיכו אותו וכך תוכלו למקד את תשומת לב המאזינים לפיכם המפיק מרגליות.
הצגת תוכן השקף
תפקידו של הדובר להוסיף ערך מוסף לשקף, להיות פרשן השקף ולא! לקרוא את הכתוב. סביר להניח שהקהל יודע לקרוא בעצמו. לרוב, החומר המוצג אינו מדבר בעד עצמו. הדבר נכון גם לגבי טבלאות, גרפים או נתונים מספריים "גולמיים".
על המציג לאפשר לקהל להתמצא בקלות על ידי הצגת "מקראה" לשקף. מקראה יכולה להיות פרמטרים של טבלה, צירים בגרף, קנה מידה וכו. לעתים ירצה המציג להוסיף מילה לגבי ארגון של פריטים ברשימה – האם יש לסדר הצגתם משמעות.
המציג כפרשן צריך להרחיב מעבר למחומר המוצג. עליו להסביר, להוסיף דוגמאות, לציין משמעויות. האם התקציב המוצג הנו גדול או קטן? מהן השלכותיו? מה המגמה המוצגת בגרף? מה המסרים המשתמעים מהנקודות שעל השקף? וכו`.
הנה שאלה שכיחה. כיצד יש להציג שקף המכיל רשימה של פריטים? האם להתעכב ולפרש כל פריט ברשימה?
האם חשבתם פעם כמה זמן אורך להתעקש ולהציג כל שורה ושורה בשקף? גם שקף העונה על כלל 6:6 יגזול לפחות 3-4 ד`, אם נקדיש כחצי דקה לשורה. מי כמוכם יודע שכאשר האידיאל של 6:6 אינו מתגשם... עלול המרצה ל"ייבש" את הקהל בשורת "דברים נוספים" ללא רחמים. לעומת זאת, המציג כפרשן ימיין את הרשימה, יציג התייחסות כוללת לגבי כל פריטיה ולעתים יבחר להתמקד בפריט אחד או שניים משמעותיים במיוחד.
דרך מעניינת להתמודד עם עומס מידע (טבלת נתונים עלולה להיות עמוסה) הנה לגרום לקהל לקרוא את השקף בתשומת לב. זאת על ידי הפניית שאלה שתכריח את הקהל למצוא את התשובה בחומר המוקרן. בקיצור, פרשן טוב יקל על ההתמצאות בשקף, יגדיר את המסר העיקרי המשתמע, ימיין, יסווג, ידגיש ולעתים יפעיל את הקהל.
קישור נכון בין שקף לשקף
ציינו לעיל את חשיבותו של ארגון השקפים ברצף נכון. לכך יש להוסיף משפטי מעבר המקשרים בין שקף לשקף. אנו רגילים לשמוע אמירות כגון: "השקף הבא" או "דבר נוסף" – לא לכך כוונת המשורר. הקישור חייב להיות ענייני. לדוגמה: "עד כאן דיברנו על הסיכונים. בשקף הבא נדבר על דרכי ההתמודדות". אם אינכם זוכרים בעל-פה מהו השקף הבא סכמו בקצרה את השקף אותו אתם מציגים. עברו לשקף הבא ואז אמרו את משפט הקישור.
ולבסוף, עיתוי הצגת השקפים צריך להיות מדויק! אין לדבר ובו זמנית להעלות את השקף הבא טרם עת. לדוגמה, אם רצונכם להציג את עצמכם ורק לאחר מכן להראות שקף המכיל נושא וראשי הפרקים להרצאתכם. סיימו להציג עצמכם, ורק אחר כך הציגו את שקף הנושא.

לסיכום,
מצגת ממוחשבת יכולה להיות לעזר. עליה להיות מעוצבת נכון, ועליה להיות מוצגת כך שתהיה חלק בלתי נפרד מהמסר המילולי. בהצלחה!.

ד"ר רחל המאירי, ניהלה במשך שנים רבות את תוכנית פיתוח מנהלים בתע"ש. מנחת סדנאות בתחום מיומנויות ניהול, תקשורת, תכנון וארגון הדרכה ופיתוח ארגוני.

 © כל הזכויות שמורות לד"ר רחל המאירי